Dlaczego niektórzy ludzie i organizacje odnoszą większe sukcesy we wprowadzaniu zmian?

25 marca 2016 autor: ,

Jako trenera biznesu i coacha nic mnie tak nie cieszy jak skutecznie zaplanowana i zrealizowana przez klientów zmiana. Ugruntowanie zmiany jest uwieńczeniem starań całej organizacji, popartej często dla lepszych efektów doradztwem, szkoleniami i coachingiem. Z drugiej strony jest początkiem nowych perspektyw dla organizacji i ludzi z nią związanych. Brzmi jak zachęta do zmiany? Zastanawiasz się czy warto spróbować?

W dzisiejszym dynamicznym otoczeniu to konieczność, bo jak mówi ekspert biznesowy Jack Welch, były prezes i generalny dyrektor amerykańskiego koncernu General Electric: „jeśli stosunek zmian zachodzących wewnątrz organizacji nie jest większy od stosunku zmian zachodzących na zewnątrz organizacji, oznacza to, że koniec jest bliski.” Warunek pierwszy nie zależy od nas, pozostaje zatem zmianę zacząć od siebie… tylko co to znaczy?

Od czego rozpocząć swoją zmianę?

Na początek podam własny przykład, kiedy zauważyłam, że pracując jako menedżer sprzedaży, trener i coach oraz na podwójnym etacie mamy dwóch maluchów nie wystarczało mi już czasu prawie na nic. W pewnym momencie codzienność polegała na wykreślaniu z listy rzeczy, które są bardzo pilne i (uff na szczęście) zrealizowane i zapisywaniu nowych, które mnożyły się w zawrotnym tempie. Pomyślałam, jak to możliwe, że pomagam ludziom i firmom realizować ich cele, a samej wystarcza mi czasu jedynie na mechaniczną selekcję zadań? Dodatkowo czułam, z tygodnia na tydzień, jak moje nakłady energii i wewnętrznej motywacji słabną. Cały czas brakowało mi poczucia wpływu, że decyduję, które kierunki są dla mnie najlepsze, najważniejsze… Pewnego wieczoru wpadłam na genialny pomysł, tak prosty, że wcześniej mi umknął, a mianowicie, że to jest temat na coaching! Pierwsza moją myślą było, że może sama na bazie autorefleksji dokonam stosownej zmiany i nadam przemyślany bieg sprawom. Jednak znając mechanizm wewnętrznych sabotażystów zdecydowałam się na współpracę z coachem. Coaching to narzędzie do osiągania celów. Są to spotkania klienta i coacha, które mają na celu świadome podniesienie jakości życia Klienta w wybranym przez niego obszarze. Przykładowe obszary pomocy to: większa efektywność finansowa biznesu klienta, projektowanie drogi zawodowej opartej na pasjach, motywowanie zespołu (także po wprowadzonych do firmy zmianach), budowanie relacji z pracownikami, przyjaciółmi i dziećmi, znalezienie partnera życiowego, pozbycie się zbędnej wagi i dobre samopoczucie, zarządzanie energią życiowa w celu równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym. To klient podejmuje decyzje w jaką stronę pójdzie i co w swoim życiu zmieni, coach natomiast pokazuje nowe perspektywy, towarzyszy zmianie, motywuje do działania oraz świadomych wyborów. Aby rozpocząć, ważne jest uświadomienie sobie, w którym punkcie życia znajdujemy się obecnie, jaka jest nasza pozycja wyjściowa.

Warto odkryć wartości

Już po pierwszym spotkaniu wiedziałam dokładnie jak wygląda moja obecna rzeczywistość i czego potrzebuję, aby ruszyć z miejsca i rozpocząć zmianę. Potrzebowałam wpływu na kierunek mojej podróży. Potrzebowałam kompasu do podróży, mechanizmu, który wskaże mi odpowiedni kierunek wędrówki, pozwoli czuć się bezpiecznie i co najważniejsze poruszać do przodu. Od drugiego spotkania zaczęłam pracować nad swoim wewnętrznym kompasem podejmowanych decyzji to jest WARTOŚCIAMI, które towarzyszą mi na co dzień. Okazało się, że wszystkie kolejne wybory i cele, które planuję do osiągnięcia mają odzwierciedlenie w moim systemie w wartości.

I w ten sposób nastąpiła we mnie wielka zmiana. Zmiana polegająca na fakcie, że w dużym stopniu osobiście kreuję swoje przeznaczenie. Świadomie dokonuję wyborów, na co poświęcić w pierwszej kolejności swój czas, jak zadbać o rzeczy najważniejsze w moim życiu i znaleźć czas na inwestycje w rzeczy nie mniej ważne, które nie są na pierwszy rzut oka pilne a wymagają czasu, aby się w nie zaangażować. Punktem przełomowym było odkrycie, że jedną z bezcennych wartości jest dla mnie „budująca współpraca”. Chodzi o współpracę, przy której powstają nowe idee, kiedy jeden pomysł wyzwala dawkę energii do powstania kolejnego, kiedy grupa osób ma podobne pasje
i pracuje nad ciekawymi rozwiązaniami w obszarach szkoleń i coachingu. Druga z ważnych wartości to spójność w życiu osobistym i zawodowym, po prostu bycie sobą. Te wartości oczywiście były we mnie cały czas, jednak nieuświadomione i nienazwane nie miały pierwszeństwa w procesie decyzyjnym, co powodowało czasami poczucie niepewności i przytłoczenia sprawami, które przyjmowałam z otoczenia.

Sedno mojej zmiany bardzo dobrze oddają słowa znanego psychologa Carla Gustava Junga: „dopóki nie uczynisz nieświadomego świadomym, będzie ono kierowało Twoim życiem, a Ty będziesz nazywał to przeznaczeniem”.

I co dalej?

Skoro doszłam do punktu, kiedy pragnę świadomie określić swoje przeznaczenie to kolejnym naturalnym krokiem jest zwerbalizowanie swojej MISJI ŻYCIOWEJ. To ona w połączeniu z wartościami pomaga zachować energię do działania, sprawia, że odnosimy ponadprzeciętne rezultaty a sprawy, którym się oddajemy dodają nam animuszu.

Jestem w stanie wyobrazić sobie, że jesteśmy ważni dla nas samych i pragniemy dokonywać dla siebie i najbliższych zmian na lepsze, ponieważ moje doświadczenia są tego przykładem. Poznanie własnych wartości i chwila refleksji nad marzeniami oraz przełożenie ich na motywujące cele gwarantuje dobry początek zmiany z sukcesem. Dlaczego piszę, że początek? Dlatego, że kolejnymi krokami jest wzięcie odpowiedzialności za ważne dla siebie obszary życia i podjęcie działań, które będą przybliżały nas do celu. W wyborze działań będą pomagać nam wartości, których realizacja daje poczucie spełnienia.

Jak to samo zrobić w firmie?

Powstaje jednak pytanie jak zaangażować pracowników w zmianę na rzecz organizacji? Jak sprawić, by ludzie przyzwyczajeni do pewnego statusu i bezpieczeństwa chętnie podążyli za nowym kierunkiem zmian?

Zasada jest bardzo podobna, należy sprawić, aby czuli się częścią misji przedsiębiorstwa, mieli wpływ na budowanie jego WIZJI PRZYSZŁOŚCI oraz utożsamiali się z WARTOŚCIAMI FIRMOWYMI. Tylko jak to zrobić?

Przyjrzyjmy się chwilę faktom rynku polskiego. Z badania Corporate Values Index 2013 sieci firm doradczych ECCO Network wynika, że 44% pracujących Polaków nie wie czy firma, w której są zatrudnieni posiada określone wartości korporacyjne! Brakuje kompasu zmian, pozostaje poddać się narzuconym decyzjom bo tak trzeba, przecież zarząd wie co robi. I jest to w dużej mierze prawdą tylko czy efekty będą tak samo spektakularne jak przy wierze pracowników, że to oni codzienną pracą kształtują nowe oblicze firmy?

Potwierdzeniem wagi wartości w trendach światowych są poniższe cytaty:

Na świecie potrzeba definiowania i znaczenie wartości w efektywnym funkcjonowaniu przedsiębiorstw coraz częściej nie podlegają żadnej dyskusji. Również coraz więcej przedsiębiorców i pracowników ma świadomość, że określenie własnego zestawu wartości to dla firmy niewątpliwie szansa na wyższą konkurencyjność i biznesowy sukces.
– komentuje Katarzyna Szczypek z On Board PR Ecco Network, światowej organizacji doradztwa biznesowego.

Wartości korporacyjne to jest to, co organizacja sobą reprezentuje, to w co wierzą jej pracownicy; są kluczowym czynnikiem sukcesu w dzisiejszym konkurencyjnym środowisku gospodarczym. Istotnie, to wartości są siłą napędową biznesu. W XXI wieku korporacje będą powstawać i upadać w zależności od wyznawanych wartości.
– wyznaje Robert D. Haas, CEO Levi Strauss & Co.

Ponda 72% Polaków czuje podobnie. Według powyżej przytoczonego badania, pragną pracować i dokonywać codziennych wyborów według wartości firmowych, z którymi się utożsamiają. Chodzi o wytworzenie przekonania, że wszystkich członków organizacji łączy wspólny los i interesy.

Jeśli chcielibyśmy określić kwestię wartości korporacyjnych jednym zwrotem możemy śmiało powiedzieć, że chodzi o kulturę organizacyjną. Kultura organizacyjna jest to zatem zestaw wartości, które pomagają jej członkom zrozumieć, za czym organizacja się opowiada, jak pracuje, co uważa za ważne a okres jej zakorzenienia to około 5 lat. Odgrywa bardzo ważną rolę w kształtowaniu zachowań menedżerów i pracowników, jako podstawa wewnętrznego otoczenia organizacji. Pokazuje jak kontaktować się z między sobą nawzajem, z klientami, kontrahentami, społecznością i całym bliższym i dalszym otoczeniem firmy. Każda strategia zmiany oparta na silnych filarach wartości firmowych ma dużo większe szanse na realizację niż ta oderwana od wspólnych postaw członków organizacji. Każda zmiana zachowania pracownika wynika z myślenia pracownika o działaniach firmy. Jeśli działalność organizacji jest oparta na jednoznacznych i silnych wartościach powstaje możliwość jednoczenia działań pracowników różnych szczebli w jednym kierunku. Jeśli do głównych wartości firmy dodamy porywająca wizję to uzyskamy efekt synchronizacji energii wszystkich pracowników.

Skoro wartości są tak ważne, to może pokusić się o wprowadzenie jak największej ich liczby do działalności firmy? Okazuje się, że niekoniecznie, ze względu na brak jasnego przełożenia na działania, przez to możliwość obrania czasem przeciwstawnych kierunków przez różnych pracowników. Ile zatem wartości są w stanie skutecznie wdrożyć w swoje codzienne działania pracownicy? … Cztery to optymalna cyfra, którą podaje K. Blanchard, autorytet w tworzeniu porywających wizji firm, aby wartości mogły być swobodnie przełożone na codzienne zadania pracowników. Należy także pamiętać o hierarchii kolejności stosowania wartości, wyznaczając ją od wartości nadrzędnych do kolejnych, według stopnia ważności. Warto także nadmienić, że wartości firmowe powinny harmonijnie łączyć się z osobistymi wartościami pracowników, dlatego tak ważne jest, aby mieli wpływ na kształtowanie ich ostatecznej wersji.

Podsumowując zgadzam się z J.P. Kotterem i D.S. Cohenem, że każdą zmianę w firmie powinno poprzedzać stworzenie silnej wizji zmiany oraz odpowiednie zakomunikowanie jej zespołowi. Badania potwierdzają tą zależność, wykazując ścisłą korelację pomiędzy wizją, główną ideologią firmy a wynikami finansowymi w długim okresie [K. Blanchard, Przywództwo wyższego stopnia. Blanchard o przywództwie i tworzeniu efektywnych organizacji, Wydawnictwo Naukowe PWN, 2011].

Ważną kwestią jest, że jeśli firma jako całość nie posiada wizji to liderzy na każdym szczeblu przedsiębiorstwa mogą taką wizję stworzyć wraz ze swoim zespołem. Warto działać we własnej strefie wpływu niż czekać na to co nie zależy od nas.

Sercem czy rozumem?

Jednym z modeli, który może być pomocny w tworzeniu porywającej wizji jest model: POSTRZEGANIE – ODCZUCIA – ZMIANA. Najlepiej zobrazuje go wprowadzenie do naszej historii dwóch kultowych już postaci Serca i Rozumu. Wybrałam je, ponieważ jest to czysty przykład przekazu, który trafia do nas, Polaków. Dla ciekawości na Facebooku na dzisiaj mają ponad 1,8 mln fanów! To oni obrazują taki model wizji, która porywa poprzez emocje (Serce) pracowników do działań związanych ze zmianą,
a przy tym jest poparta dobrze ułożonym planem wprowadzania zmiany (Rozumem).

Warto, aby wizja zmiany była przedstawiona w sposób angażujący pracowników, aby przemawiała do ich doświadczeń własnych, aby była komunikowana w przystępnym języku, opisującym sprawy ważne dla zespołu. Polecam także wykorzystać technikę storrytellingu, gdyż badania wykazują, że w dziewięciu na dziesięć przypadków ludziom łatwiej jest zapamiętać i przypomnieć sobie historię niż dane. Obraz oraz emocje docierają do naszej podświadomości najskuteczniej. Człowiek jako jedyna istota na świecie ma możliwość abstrakcyjnego myślenia, wyobrażania, korzystania z możliwość wizualizacji – mamy ten przywilej, że nasz mózg nie odróżnia czy nasze wizualizacje
są rzeczywiste czy wyobrażone – jeśli widzi cel dąży do niego – aby go zobaczyć, usłyszeć, poczuć musi go doświadczyć emocjonalnie. Dlatego warto używać metafor, analogii i przykładów, zwłaszcza przy okazji komunikowania skomplikowanych idei. Zamiast mówić „Nasza strategia zakłada profesjonalną obsługę klienta i efektywność relacji. Będziemy optymalizować nasze działania w celu zdobycia nowych klientów i utrzymania zadowolenia dotychczasowych klientów” powiedz: „Musimy dbać o naszych klientów, aby czuli, że są dla nas ważni jak przyjaciele”.

Pracownicy słysząc pierwszy raz wizję zmiany biorą pod uwagę następujące aspekty. Po pierwsze: o co chodzi w zmianie, na czym polega? Po drugie: w jaki sposób zmiana dotyczy mnie? Dopiero po trzecie: jak zmiana wpłynie na firmę? A po czwarte i piąte: co ja mogę pomóc w zmianie i jakie są jeszcze inne możliwości osiągnięcia zakładanego celu? Biorąc pod uwagę pierwsze dwa aspekty warto zadbać, aby wizja zmiany była zrozumiała i porywająca oraz aby pracownikom opłacało się zaangażować w zmianę, ze względu na jej perspektywiczność dla nich samych.

Sekwencja: raport, tabela, zebranie, nakreślenie zmian, krótkie szkolenie pracowników – nie zadziała z taką siłą jak motywacja wewnętrzną spowodowana podążaniem za emocjami, wizją i wartościami, które pracownicy przenieśli na grunt codziennych czynności.

Koncepcje o odpowiednim ładunku emocjonalnym mają dar wpływania na zachowania. Następuje przesunięcie paradygmatu, dotychczasowego wzorca myślowego, poszerzenie perspektywy postrzegania rzeczywistości.

Jak coaching zmienia zachowania?

Jak zachęcić do nowego sposobu patrzenia na sprawy codzienne? Z pomocą nadchodzi tutaj coaching zespołowy, który ułatwia zmianę perspektywy myślenia i przechodzenia przez proces zmiany. Jak to działa? Przypomnijcie sobie film „Stowarzyszenie Umarłych Poetów”, który obrazuje opisywane zjawisko. Do szkoły z bezdusznym systemem edukacji przybywa ekscentryczny profesor języka angielskiego grany przez Robina Williamsa. Ma jasną wizję, jaką rolę powinien pełnić nauczyciel i jaki nowy model edukacji jest potrzebny młodzieży. Jest mało realne, aby samo opowiadanie o nowej wizji nauczania, w środowisku przyzwyczajonym do pewnych reguł spowodowało zmiany. Ale profesor demonstrując swoja wizję, w modelu postrzeganie – odczucia – zmiana, prosi uczniów, aby każdy z nich stanął na krześle i z tej perspektywy spojrzał na pozostałych kolegów. Na początku klasa reaguje śmiechem ale z upływem czasu jak doświadczają na sobie zmianę perspektywy postrzegania świata, a przez to i myślenia zmienia się także ich zachowanie w stosunku do siebie i otoczenia.

Coaching zespołowy poprzez różne metody pobudza do myślenia, angażuje w twórcze działania, inspiruje i motywuje, aby uczestnicy coachingu zyskali pewność siebie i jako zintegrowany zespół przystąpili do procesu zmian. Pomaga także w ujednoliceniu rozumienia wizji zmiany, zbudowaniu komunikacji, która doskonali współpracę, likwiduje problemy interpersonalne, podnosi energię i wspólne zaangażowanie oraz przygotowuje do trudnych wyzwań.

Warunkiem pracy z zespołem i indywidualnymi pracownikami metodami coachingowymi jest ich zgoda na to, motywacja do działania oraz posiadanie zasobów wewnętrznych (wiedzy i doświadczeń z obszaru, którego dotyczy zmiana). Zazwyczaj w procesie zmian sami pracownicy są kopalnią pomysłów i najlepszych rozwiązań dla firmy. Jeśli brakuje nowej wiedzy coaching jest poprzedzany lub przeplatany szkoleniami, które taką wiedzę i umiejętności przekazują.

Pamiętajmy, nie liczy się sama metodologia, teoria i techniki, liczy się to jak trener wraz z pracownikami uczą się przenosić nową wiedzę i umiejętności do życia w firmie. Liczy się zbudowanie solidnego kompasu, dzięki któremu każdy z pracowników będzie wiedział jak jego praca przyczynia się do zmian w firmie i co oznacza dla niego samego. Wartości firmowe wskażą jakich wyborów ma dokonywać pracownik od poniedziałku do piątku, aby przyczyniać się do wizji zmiany. Więc na przykład przy celu aktywności sprzedażowej pracowników, zamiast stosować sekretne techniki sprzedażowe ważniejszym będzie zmiana myślenia pracowników o szukaniu nowych rynków zbytu i patrzenia z innej perspektywy na dotychczasowych klientów. Zmiana myślenia spowoduje zmiany w zachowaniu i umiejętność budowania satysfakcjonujących relacji z klientami w czasach kiedy podobno liczy się tylko cena.

W czym tkwi sukces?

Powracając do tytułowego pytania: Dlaczego niektórzy ludzie i organizacje odnoszą większe sukcesy niż inni w przeprowadzanych zmianach?
W dzisiejszych czasach żyjemy szybko, intensywnie, mając dostęp do wielu zasobów. Ludzie i firmy mają nieograniczony właściwie dostęp do nowych technologii, informacji oraz kompetencji. Co zatem wyróżnia zwycięzców oraz jest składową sukcesu i działań skierowanych na kreowanie przyszłości zamiast jedynie działań bieżących opartych na utrzymanie status quo?

Tajemnicą sukcesu człowieka jest nazwanie swojej misji życiowej i określenie wartości, które nadają kierunek naszym działaniom. Podobnie dla organizacji jest to stworzenie porywającej wizji, która określa cel i pokazuje końcowy obraz starań oraz sprecyzowanie systemu wartości firmowych.

W obu przypadkach pytanie „co dalej?” nie jest już żadną przeszkodą w zmianie…